Externalisation de la paie : pourquoi y recourir ?

Il est évident que tout travail mérite une rémunération. Cependant, traiter correctement les salaires est complexe et consiste à manipuler des données sensibles à ne pas placer entre n’importe quelles mains. Heureusement, il est possible de déléguer cette gestion à un cabinet spécialisé. C’est ce qu’on appelle communément l’externalisation de la paie.

En quoi consiste la gestion de paie ?

La paie est la rémunération touchée par une personne en contrepartie de l’exécution d’une tâche. On parle ainsi de couple « travail-rémunération ». La paie fait partie de la constellation de tâches de la gestion administrative du personnel.

La gestion de paie, étape par étape

Gérer la paie est un processus long et complexe, qui nécessite de compléter plusieurs étapes :

• collecte d’éléments administratifs (absences, plannings…) ;
• calcul de la rémunération à verser ;
• calcul des cotisations liées au salaire et du prélèvement à la source (PAS) ;
• production des déclarations obligatoires : déclaration unique d’embauche (DUE) et déclaration sociale nominative (DSN).

Quels outils sont utilisés ?

Très souvent, le gestionnaire de paie utilise un logiciel dédié comprenant plusieurs avantages :

• manière de gérer la paie automatisée et simplifiée ;
• production de fiches de paie conformes ;
• mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles directement au sein du logiciel ;
• sécurisation des données ;
• automatisation de certaines déclarations.

Cependant, malgré de tels outils, le risque d’erreur persiste et les enjeux sont importants.

Gérer la paie en interne : une tâche ardue

Enjeux et difficultés

En matière de gestion de la paie, la réglementation et le cadre conventionnel évoluent sans cesse. Le responsable a donc l’obligation de procéder à une veille légale continue afin d’assurer la « conformité-paie ». En cas d’erreur, une entreprise s’expose à :

• des sanctions de l’Urssaf : administratives, financières et pénales ;
• des contentieux aux Prud’hommes avec des salariés ;
• la perte de temps et le risque de nouvelles erreurs rétroactivement.

Avantages d’externaliser une telle prestation

Afin d’éviter les désagréments que nous venons d’évoquer, il est possible de sous-traiter la gestion de paie à un cabinet d’experts-comptables. Chaque entreprise choisit le niveau d’externalisation qu’elle souhaite. Il en existe trois :

• externalisation matérielle ou infogérance : on externalise le matériel, l’hébergement et la maintenance ;
• externalisation de service ou coproduction : on externalise la maintenance légale et conventionnelle mais l’entreprise reste responsable de la saisie des données et de la validation des bulletins de paie ;
• externalisation complète : toute la responsabilité incombe au prestataire externe.

Externaliser la paie, c’est bénéficier d’une solution simple et sécurisée, qui comporte beaucoup d’avantages :

• compétences métier : la paie est confiée à des professionnels expérimentés ;
• gain de temps : l’entreprise peut se focaliser sur d’autres domaines stratégiques ;
• mises à jour réglementaires en temps réel ;
• conformité des processus ;
• diminution du risque d’erreur ;
• réduction des coûts : lorsque l’entreprise ne dispose pas de spécialiste interne, elle doit procéder à un nouveau recrutement.

Confier l’externalisation du traitement de la paie à Auficom, c’est s’assurer d’être entre les mains d’une équipe d’experts-comptables qualifiée et installée depuis plus de trente ans. Vous souhaitez connaître nos tarifs ou nous faire part de votre projet ? Besoin d’obtenir plus d’informations concernant la sous-traitance de la paie de votre entreprise à un cabinet reconnu ? Contactez-nous sans délai. Nous vous accueillons à Golbey (dans les Vosges) et vous accompagnons dans vos projets d’expertise comptable.